1. Quelle est la nationalité du futur salarié ?
La nationalité détermine le régime applicable au recrutement et doit être identifiée en tout premier lieu, car elle conditionne l’ensemble des formalités qui suivront.
Les ressortissants de l’Union européenne, de l’EEE et de Suisse
Les ressortissants de l’UE/EEE/Suisse sont, en principe, dispensés d’autorisation de travail : ils bénéficient de la libre circulation et peuvent être recrutés comme n’importe quel salarié français, sans démarche préalable auprès de l’administration.
Seuls quelques points d’attention subsistent, par exemple pour les membres de leur famille ressortissants d’États tiers.
Les ressortissants d’États tiers
Les ressortissants d’États tiers y sont, eux, soumis, sous réserve des cas de dispense prévus par les textes, notamment à l’article R. 5221-2 du Code du travail.
Cette liste de dispenses est plus large qu’on ne le pense souvent : elle couvre par exemple les titulaires de certaines cartes de résident, les conjoints de Français, ou encore certains stagiaires et volontaires internationaux.
Un examen individuel du statut du candidat, et non une simple déduction à partir de sa nationalité, reste donc indispensable avant toute conclusion hâtive.
2. Où réside le futur salarié ?
Les démarches diffèrent radicalement selon que le salarié réside déjà en France ou à l’étranger, ce qui en fait souvent la première question opérationnelle que se pose le service RH.
Le salarié réside déjà en France
S’il réside en France, l’employeur doit identifier son statut et vérifier les conditions dans lesquelles son titre de séjour lui permet d’exercer une activité professionnelle.
Selon les cas, le droit au travail peut être total (carte de résident, certaines cartes pluriannuelles), limité à un employeur ou un secteur déterminé (certaines cartes « salarié » ou « travailleur temporaire »), ou inexistant en l’état (récépissé sans mention travail, demandeur d’asile en attente de délai).
Pour ce faire, l’employeur doit, selon les situations, saisir le préfet compétent au moins deux jours ouvrables avant la date d’effet de l’embauche, via la plateforme dématérialisée de l’administration numérique des étrangers en France (SI ANEF).
Articles R. 5221-41 et suivants du Code du travail.
Le salarié est étudiant
S’il est étudiant, son activité salariée est limitée à 964 heures par an, soit environ 60 % de la durée annuelle légale de travail.
Ce plafond s’apprécie sur la durée de validité du titre de séjour, tous employeurs confondus : c’est donc au salarié, mais aussi à l’employeur vigilant, de s’assurer que le cumul des heures déjà travaillées ailleurs ne conduit pas à un dépassement, qui rendrait nécessaire une autorisation de travail et pourrait fragiliser le renouvellement du titre étudiant.
Les périodes de stage conventionné n’entrent en principe pas dans ce décompte.
À l’issue de leurs études, certains diplômés peuvent, sous conditions, bénéficier d’une carte « recherche d’emploi ou création d’entreprise », d’une durée limitée et non renouvelable, qui leur permet de travailler librement le temps de trouver un poste correspondant à leur qualification.
Articles L. 422-1, L. 422-10 et L. 422-11 du CESEDA.
Le salarié réside en France sans titre de séjour
S’il réside en France sans titre de séjour, il ne peut être embauché tant que sa situation ne lui permet pas de travailler régulièrement — l’entretenir dans cette attente, même temporairement, expose l’employeur aux sanctions du travail illégal.
Une admission exceptionnelle au séjour peut, sous conditions, être envisagée, notamment pour certains emplois relevant des métiers en tension.
Ce dispositif spécifique, prévu jusqu’au 31 décembre 2026, suppose notamment une résidence habituelle en France d’au moins trois ans et l’exercice, pendant au moins douze mois sur les vingt-quatre derniers mois, d’une activité salariée dans un métier et une zone géographique reconnus en tension par l’arrêté du 21 mai 2025, qui a actualisé la liste applicable.
Articles L. 435-1 et L. 435-4 du CESEDA ; arrêté du 21 mai 2025.
Le salarié réside à l’étranger
S’il réside à l’étranger, l’employeur doit anticiper les formalités relatives à l’autorisation de travail, au visa et au séjour, en gardant à l’esprit que les délais consulaires varient fortement selon le pays de résidence et le type de titre visé (« passeport talent », « salarié », « travailleur détaché ICT »…) — il n’est pas rare qu’il faille compter deux à quatre mois entre le dépôt de la demande et l’arrivée effective du salarié en France.
Articles L. 5221-2 et L. 5221-5 du Code du travail ; articles L. 421-1 et suivants du CESEDA.
Les situations relevant d’un accord bilatéral
Enfin, certains ressortissants étrangers bénéficient de règles particulières en application d’accords bilatéraux, notamment les ressortissants algériens et de plusieurs États d’Afrique subsaharienne ou du Maghreb.
L’accord franco-algérien du 27 décembre 1968, par exemple, organise un régime autonome qui déroge sur plusieurs points au CESEDA de droit commun (conditions de délivrance et de renouvellement du certificat de résidence, accès au travail des conjoints et enfants) : il doit être consulté en priorité, à l’exclusion du droit commun, dès lors que le salarié est de nationalité algérienne.
3. Quel est le statut du futur salarié et quelle est la nature de la relation envisagée ?
Recrutement direct ou changement de statut
L’employeur identifie le cadre juridique de la relation : recrutement direct par l’entité française, changement de statut d’un étranger déjà présent en France (par exemple d’étudiant à salarié), détachement intragroupe ou mise à disposition.
Détachement, mobilité intragroupe ou mise à disposition
Cette qualification n’est pas qu’une formalité administrative : elle détermine les règles applicables, notamment en matière d’autorisation de travail (une mobilité intragroupe relève par exemple du régime spécifique de la carte « ICT »), ainsi que les obligations respectives de l’employeur français et, le cas échéant, de l’employeur établi à l’étranger – désignation d’un représentant en France, déclaration préalable de détachement (SIPSI), conservation du certificat de couverture sociale (formulaire A1 ou équivalent conventionnel), respect du socle de droits applicable aux salariés détachés.
Une qualification erronée expose l’entreprise d’accueil comme l’entreprise d’origine à un risque de requalification et de solidarité financière en cas de contrôle.
Articles L. 5221-2 et suivants, L. 1262-1 et suivants et L. 8241-1 et suivants du Code du travail.
4. Le droit au travail du salarié couvre-t-il réellement l’emploi proposé ?
Vérifier les restrictions attachées au titre
La détention d’un titre de séjour ne signifie pas nécessairement que le salarié peut exercer tout emploi, chez tout employeur, en tout lieu : certains titres restreignent le droit au travail à un métier, un secteur ou un employeur déterminé, et tout changement peut nécessiter une nouvelle autorisation.
Examiner les conditions liées à l’emploi proposé
L’employeur doit vérifier que le droit au travail couvre l’activité envisagée et, lorsque cela est nécessaire, qu’une autorisation de travail a été délivrée ou peut l’être.
L’emploi proposé peut notamment relever d’un métier en tension, dont la liste et les zones géographiques ont été redéfinies par l’arrêté du 21 mai 2025 ; à défaut, l’offre doit, sous certaines conditions, avoir été préalablement publiée pendant trois semaines auprès de France Travail et ne pas avoir permis de trouver une candidature satisfaisante (test de l’opposabilité de la situation de l’emploi).
Certaines catégories, en particulier plusieurs profils relevant du « passeport talent » (salariés qualifiés, chercheurs, artistes, mandataires sociaux, investisseurs), sont en revanche exonérées de ce test dès l’origine.
Articles L. 5221-2, L. 5221-5 et R. 5221-20 et suivants du Code du travail ; article L. 414-13 du CESEDA ; arrêté du 21 mai 2025.
Renouveler la vérification pendant le contrat
Cette vérification doit être effectuée avant la prise de fonctions afin de sécuriser l’embauche, mais elle mérite aussi d’être réitérée en cours de contrat : un changement de poste, d’employeur ou de lieu d’exécution peut, selon le titre détenu, appeler une nouvelle démarche.
5. Quelles démarches, quels délais et quels coûts ?
Anticiper les délais avant la prise de poste
L’employeur doit anticiper les démarches administratives avant la prise de fonctions, notamment lorsque le salarié réside à l’étranger, afin de tenir compte des formalités liées à l’autorisation de travail, au visa et au séjour.
Un rétroplanning est vivement conseillé dès que la date d’entrée en fonction souhaitée est connue, car l’enchaînement instruction administrative en France / rendez-vous consulaire / validation du visa à l’arrivée peut, selon les pays, représenter plusieurs mois.
Articles L. 5221-2, L. 5221-5 et R. 5221-1 et suivants du Code du travail ; articles L. 421-1 et suivants du CESEDA.
Intégrer la taxe employeur au coût du recrutement
La demande d’autorisation de travail est gratuite. Une taxe peut, en revanche, être due par l’employeur lors de la première admission au séjour du travailleur étranger.
Pour un contrat d’au moins douze mois, elle correspond à 55 % du salaire brut mensuel, dans la limite de 2,5 fois le SMIC brut mensuel, au-delà duquel un montant forfaitaire s’applique — de l’ordre de 2 500 € en 2026, à titre indicatif, ce plafond suivant les revalorisations annuelles du SMIC.
Des montants forfaitaires spécifiques, échelonnés selon la rémunération, sont prévus pour les contrats temporaires de trois à douze mois ainsi que pour les contrats saisonniers.
Il s’agit d’une charge non négligeable à intégrer dans le coût prévisionnel du recrutement, distincte des frais de visa qui restent en principe à la charge du salarié.
Article L. 436-10 du CESEDA.
6. Comment effectuer concrètement la demande d’autorisation de travail ?
Déposer la demande d’autorisation de travail
Lorsque l’autorisation de travail est requise, la demande est effectuée par l’employeur, par voie dématérialisée sur le portail de l’administration numérique des étrangers en France (SI ANEF), auprès de l’administration compétente.
Elle est accompagnée des justificatifs relatifs notamment à l’emploi proposé (contrat de travail ou promesse d’embauche, description précise du poste et de la rémunération) et à la situation du salarié (identité, qualifications, titre de séjour le cas échéant).
Identifier l’autorité compétente
L’autorité compétente et les formalités complémentaires varient selon que le salarié réside en France ou à l’étranger, le dossier étant instruit par les services préfectoraux ou par les autorités consulaires en lien avec l’administration française.
Exercer un recours en cas de refus
En cas de refus, l’employeur comme le salarié disposent de voies de recours (recours gracieux ou hiérarchique, puis recours contentieux devant le tribunal administratif), dont les délais doivent être surveillés attentivement pour ne pas être forclos.
Articles R. 5221-1, R. 5221-11 et suivants, notamment R. 5221-15 à R. 5221-17 du Code du travail.
7. Quels sont les risques en cas d’emploi irrégulier ?
Les sanctions encourues par l’employeur
L’emploi d’un étranger dépourvu d’autorisation de travail lorsqu’elle est requise est interdit, quelle que soit la bonne foi invoquée par l’employeur.
L’employeur s’expose à des sanctions administratives (fermeture administrative, exclusion des marchés publics et des aides publiques), financières (contribution spéciale, remboursement des frais de réacheminement) et pénales – jusqu’à cinq ans d’emprisonnement et 15 000 € d’amende par salarié concerné -, ainsi qu’au paiement de contributions spécifiques prévues par le Code du travail et le CESEDA.
Les risques liés à la sous-traitance et à l’intérim
En cas de recours à la sous-traitance ou à l’intérim, une solidarité financière du donneur d’ordre peut également être recherchée si celui-ci n’a pas procédé aux vérifications qui lui incombent.
Le suivi du droit au travail pendant le contrat
La vérification du droit au travail ne se limite donc pas à l’embauche : elle constitue un enjeu de conformité qui mérite d’être documenté et, idéalement, réitéré périodiquement pour les titres à durée limitée, afin de sécuriser durablement le recrutement.
Articles L. 8251-1, L. 8253-1 et L. 8256-2 du Code du travail ; article L. 626-1 du CESEDA.
8. La maîtrise du français est-elle une condition de recrutement ?
Les exigences liées au séjour en France
La connaissance du français peut constituer une condition liée à l’installation et au séjour en France, selon la situation du salarié : c’est notamment le cas dans le cadre du contrat d’intégration républicaine ou pour l’accès à certains titres pluriannuels, indépendamment de toute exigence de l’employeur.
Les exigences linguistiques liées au poste
L’employeur peut également exiger un niveau de français adapté au poste (souvent formulé par référence aux niveaux du CECRL) lorsqu’il est objectivement nécessaire à l’exercice des fonctions — sécurité, contact avec la clientèle, travail en équipe.
Une exigence linguistique injustifiée ou disproportionnée, ou appliquée de façon inégale selon les candidats, peut en revanche constituer une discrimination à l’embauche fondée sur l’origine ou la nationalité.
Il est donc recommandé de formaliser objectivement le niveau requis dans la fiche de poste, en cohérence avec les tâches réellement exercées.
Article L. 5221-3 du Code du travail ; articles L. 1132-1 et L. 1133-1 du Code du travail.
9. Quelles conséquences pour la famille du salarié ?
Le regroupement familial
Selon son statut, le salarié étranger peut être rejoint par son conjoint et ses enfants, notamment dans le cadre du regroupement familial, procédure soumise à des conditions de ressources et de logement et instruite avec le concours de l’Office français de l’immigration et de l’intégration.
Les dispositifs propres à certaines cartes « talent »
Certains titres prévoient des conditions plus favorables. Ainsi, les membres de famille du titulaire de certaines cartes « talent » peuvent bénéficier d’une carte « passeport talent-famille », qui leur confère un accès direct au marché du travail sans autorisation de travail distincte — un avantage souvent déterminant pour convaincre un candidat expatrié d’accepter le poste, notamment lorsque le conjoint souhaite lui aussi exercer une activité professionnelle en France.
Anticiper l’installation de la famille
L’employeur peut utilement informer le salarié, en amont de son arrivée, sur les dispositifs susceptibles de faciliter son installation en France et celle de sa famille : cela participe pleinement de la réussite de l’intégration professionnelle et de la fidélisation du salarié recruté.
Articles L. 434-2 et suivants et L. 421-22 et suivants du CESEDA.
10. Quel régime social et fiscal ?
L’employeur détermine enfin le régime de protection sociale et le régime fiscal applicables, deux questions distinctes qu’il convient de ne pas confondre.
Déterminer le régime de protection sociale
En principe, une activité exercée en France relève du régime français de sécurité sociale, sous réserve des règles européennes de coordination et des conventions internationales de sécurité sociale, notamment en matière de détachement, qui permettent, sous conditions et pour une durée limitée, le maintien du salarié au régime de son pays d’origine (certificat A1 pour l’Union européenne, certificat de couverture pour les pays liés par une convention bilatérale).
Article L. 111-2-2 du Code de la sécurité sociale.
Déterminer le régime fiscal
Le régime fiscal dépend, lui, de la résidence fiscale du salarié – appréciée notamment au regard de son foyer, de son séjour principal ou du centre de ses intérêts économiques – et des conventions fiscales bilatérales applicables, qui ont vocation à éviter les situations de double imposition.
Les salariés non-résidents fiscaux français perçoivent en principe leur rémunération nette d’une retenue à la source spécifique.
Une attention particulière doit également être portée aux clauses de tax equalization parfois prévues dans les packages d’expatriation, qui organisent la répartition de la charge fiscale entre salarié et employeur.
Article 182 A du Code général des impôts ; conventions fiscales internationales applicables.
Sécuriser le recrutement d’un salarié étranger en amont
Recruter un salarié étranger ne se limite pas à vérifier son titre de séjour. L’employeur doit sécuriser chaque étape du recrutement, de l’identification du régime applicable jusqu’à la prise de fonctions et au suivi du contrat, afin d’anticiper les formalités, maîtriser les délais et les coûts associés, et prévenir les risques liés à l’emploi irrégulier.
Les avocats de Majorelle Mobility accompagnent les employeurs en amont du recrutement afin de sécuriser l’ensemble de ces étapes et d’éviter les retards ou remises en cause ultérieures.